การจัดสรรห้องประชุมที่มีขนาดเล็กอาจเป็นเรื่องที่ซับซ้อน แต่ก็สำคัญไม่แพ้ห้องประชุมที่ใหญ่ขึ้น เพราะการจัดสรรที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมและทำงานของทีมงานได้มากขึ้น
ใช้ประโยชน์สูงสุดจากพื้นที่ของคุณ
- ใช้เฟอร์นิเจอร์ multi-function : เลือกเฟอร์นิเจอร์ที่สามารถเปลี่ยนได้ตามการใช้งานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น โต๊ะนั่งที่กลายเป็นโต๊ะประชุม หรือตู้ติดผนังที่พับเป็นที่นั่งได้
- ใช้พื้นที่บนเพดาน : แขวนสิ่งของต่างๆ เช่น ไฟ โปรเจ็กเตอร์ หรือหน้าจอจากเพดาน ด้วยวิธีนี้ ผนังและพื้นของคุณจะไม่แออัดจนเกินไป
- เทคโนโลยีขนาดเล็ก : เลือกเทคโนโลยีที่มีขนาดเล็ก เพื่อประหยัดพื้นที่ภายในห้องประชุม เช่น PC ขนาด Mini ITX ซึ่งจะมีขนาดเล็กกว่าคอมพิวเตอร์ปกติ แต่อาจจะมีราคาที่แพงกว่า
จัดที่นั่งให้มีประสิทธิภาพ
การวางแผนที่นั่งที่ดีในห้องเล็กๆ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะสบายและห้องประชุมสามารถใช้งานได้ดี เต็มประสิทธิภาพ ใช้เก้าอี้น้ำหนักเบาที่เคลื่อนย้ายได้ง่าย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเปลี่ยนห้องสำหรับการประชุมต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถติดตั้งที่นั่งติดผนัง เพื่อให้ไม่กินพื้นที่ตรงกลางมากนัก เช่น เก้าอี้เคาท์เตอร์ต่างๆ
ใช้เทคโนโลยีให้คุ้มค่า
- การควบคุมห้องอัตโนมัติ : ติดตั้งระบบที่ให้คุณควบคุมแสง อุณหภูมิ และภาพและเสียงได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งแนะนำให้เป็นซอฟแวร์ที่สามารถปรับผ่านมือถือ เพื่อที่จะได้ไม่ต้องใช้ตัวกลางในการควบคุมหรือรีโมท ซึ่งอาจจะกินพื้นที่ในห้องได้
- สายเคเบิลที่เป็นระเบียบ : มองหาวิธีที่จะเก็บสายเคเบิลให้เรียบร้อยและซ่อนออกจากมุมสายตา เช่น กล่องเก็บสายไฟ ทำให้สายไฟที่อาจจะเยอะ รวมกันอยู่ในพื้นที่เดียว ไม่เกะกะและไม่กินพื้นที่
- เสียงและภาพที่ชัดเจน : แม้ว่าเทคโนโลยีของคุณจะมีขนาดเล็ก แต่ต้องแน่ใจว่าจะให้เสียงและภาพที่ชัดเจน เพื่อให้รู้สึกเป็นมืออาชีพในการประชุม ควรลงทุนกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ และลำโพงให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
จัดเก็บสิ่งของให้มีประสิทธิภาพ
- เฟอร์นิเจอร์ที่สามารถใช้งานเพื่อเก็บของได้ : เลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ที่มีฟังก์ชั่นในการเก็บของ เพื่อให้จะได้ไม่ต้องเพิ่มอุปกรณ์เก็บของที่อาจจะทำให้ห้องรกหรือกินพื้นที่ภายในห้องง ตัวอย่างเช่น ม้านั่งที่คุณสามารถเก็บสิ่งของไว้ข้างใน หรือกระดานไวท์บอร์ดที่เป็นเปิดลิ้นชักออกมาเพื่อเก็บของก็ได้
- จัดระเบียบให้เรียบร้อย : พยายามเก็บของและวางสิ่งของให้มีประสิทธิภาพ จัดระเบียบอุปกรณ์ภายในห้องให้มีความเรียบร้อย เพราะถ้าเกิดว่าอุปกรณ์วางไม่เป็นระเบียบก็อาจจะกินพื้นที่แบบไม่จำเป็นได้นั่นเอง
อย่าลืมความสวยงาม
รูปลักษณ์ของห้องประชุมขนาดเล็กสามารถส่งผลต่อการประชุมอย่างมาก เพราะแม้ว่าห้องจะมีขนาดเล็ก แต่ความสวยงามของห้องก็จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ควรใช้สีสว่างและกระจกเพื่อทำให้ห้องดูกว้างขึ้นและดูมีพื้นที่ที่เยอะมากยิ่งขึ้น ตกแต่งให้เรียบง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงความรกหรือยุ่งเหยิง แต่สามารถเพิ่มของตกแต่งต่างๆ ได้เพื่อให้ห้องดูมีมิติมากยิ่งขึ้น เช่น งานศิลปะบนผนัง ต้นไม้ขนาดเล็ก หรือของตกแต่งเล็กๆ น้อยๆ
ให้ความสำคัญกับความสะดวกสบาย
ความสะดวกสบายและการทำงานของห้องเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้ห้องมีการไหลเวียนของอากาศที่ดีเพราะอาจจะทำให้ผู้ที่อยู่ภายในห้องอึดอัดและยิ่งทำให้ห้องที่แคบอยู่แล้วรู้สึกแคบลงไปอีก อย่าลืมควบคุมอุณหภูมิเพื่อไม่ให้ห้องร้อนเกินไปหรืออับชื้น ห้องควรจะสะดวกสบายสำหรับทุกคน การมีไฟและอุณหภูมิที่คุณสามารถปรับได้ถือว่าเป็นประโยชน์อย่างมาก
สุดท้ายนี้ ห้องประชุมที่มีขนาดเล็กไม่ได้แปลว่าจะไม่ดีเสมอไป เพราะแม้ว่าห้องจะเล็กก็สามารถจัดสรรให้มีคุณภาพได้ด้วยเทคนิคเหล่านี้ อย่าลืมให้ความสำคัญกับความสะดวกสบายในการทำงาน เพราะยิ่งสบายเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งสามารถมั่นใจได้เลยว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ