การประชุมที่มีประสิทธิภาพ การประชุม คือ การที่บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มารวมตัวกันเพื่อปรึกษา หารือ หรืออภิปรายข้อมูลต่างๆ ด้วยจุดประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป
โดยการประชุมที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กรก็จะช่วยพัฒนาศักยภาพการทำงานของทีมงาน และช่วยให้การเข้าใจข้อมูลนั้นง่ายมากขึ้น โดยในวันนี้เราจะพาคุณไปรู้จักกับการประชุม ทั้งการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ต้องทำอย่างไร? และประเภทต่างๆ ของการประชุม
การประชุมแต่ละประเภท
1. การประชุมเพื่อเผยแพร่ข้อมูล
ก็ตามชื่อเลย การประชุมประเภทนี้จัดขึ้นเพื่อเผยแพร่ข้อมูลต่างๆ ผ่านการนำเสนอ การโต้วาที การบรรยาย โดยจะใช้เครื่องมือต่างๆ ในการนำเสนอข้อมูล เช่น สไลด์ข้อมูล วิดิโอพรีเซนท์เทชั่น รวมไปถึงการใช้วาทศิลป์ของผู้พูดในการนำเสนอข้อมูล
2. การประชุมเพื่อการตัดสินใจ
เป็นการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในประเด็นสำคัญต่างๆ เช่น กลยุทธ์ประจำปี วางแผนงบประจำปี การเปลี่ยนแผนงานต่างๆ
3. การประชุมเพื่อนวัตกรรม
คือ การประชุมเพื่อมองหานวัตกรรม หรือวิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อที่จะได้พัฒนาประสิทธิภาพภายในองค์กร
4. การประชุมเพื่อทีมงาน
เป็นการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จุดประสงค์หลักของการประชุม คือ ให้ความสำคัญกับทีมงาน ไม่ว่จะเป็นการจัดกิจกรรมภายในองค์กร การสอนงาน การนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อทีมงาน
ขั้นตอนการจัดเตรียมการประชุม
1. จัดเตรียมวาระการประชุม
วาระการประชุมจะเป็นจุดประสงค์ในการประชุม ว่าการประชุมนี้จัดขึ้นมาเพื่ออะไร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด และผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนจะต้องรู้ถึงวาระการประชุม เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่น
2. กำหนดระยะเวลาการประชุม
คือ การกำหนดระยะเวลาที่ใช้ในการประชุม ว่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ การประชุมทุกครั้งควรมีระยะเวลาที่ชัดเจน และจะต้องไม่มากไม่น้อยไปกว่าที่ได้กำหนดไว้ เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมสามารถสามารถวางแผนเวลาได้ถูก และไม่รบกวนเวลาของผู้อื่นนั่นเอง
3. เลือกผู้เข้าร่วมการประชุม
ในการประชุมแต่ละครั้งก็จะมีผู้เข้าร่วมที่แตกต่างกัน เราควรกำหนดไว้เลยว่าใครที่จะต้องเข้าการประชุมครั้งนี้ เช่น การประชุมผู้บริหาร การประชุมทีมงานเฉพาะทาง การทำแบบนี้จะทำให้เนื้อหาในการประชุมนั้นครอบคลุมและเนื้อหาไม่เวิ่นเว้อ ก่อให้เกิด การประชุมที่มีประสิทธิภาพ นั่นเอง
4. กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมแต่ละคน
ผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนอาจจะมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ เช่น ผู้นำเสนองาน ผู้แสดงความคิดเห็น ผู้จดสรุปเนื้อหาการประชุม
5. ให้ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องแก่ผู้เข้าร่วมก่อนเริ่มการประชุม
โดยเฉพาะการประชุมที่มีเนื้อหาละเอียดอ่อน เช่น การนำเสนองาน นำเสนอโปรเจ็คต่างๆ ผู้เข้าร่วมทุกคนควรได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อที่จะได้เข้าใจเนื้อหาในการประชุมกันถ้วนหน้า
6. แจ้งกำหนดการณ์การประชุม แก่ผู้เข้าร่วมแจ้งและกำหนดสถานที่ในการประชุม
7. เริ่มการประชุมให้ตรงตามกำหนดการณ์
เริ่มเปิดประชุมและจะต้องเสร็จสิ้นการประชุมตามที่ได้กำหนดระยะเวลาการประชุมไว้
5 สิ่งที่สำคัญสำหรับการประชุม ที่จะทำให้การประชุมเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
- จุดประสงค์ที่ชัดเจน ในการประชุมจะต้องมีจุดประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจนและไม่คลาดเคลื่อน เพื่อให้การประชุมครั้งนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด การกำหนดเนื้อหาการประชุมไว้ล่วงหน้าจึงเป็นตัวเลือกที่ดี
- ผลลัพธ์ที่ออกมา จะต้องตรงตามเป้าหมายของจุดประสงค์การประชุม เช่น การนำเสนอแผนงาน ผู้เข้าร่วมทุกคนก็ต้องเข้าใจถึงแผนงานได้เป็นอย่างดี และสามารถที่จะปฏิบัติตามแผนงานได้
- วาระการประชุม วาระและจุดประสงค์มีความแตกต่างกัน วาระการประชุมจะอธิบายถึงแนวคิดการประชุม แต่จุดประสงค์จะหมายถึงวัตถุประสงค์ที่เกิดการประชุมนี้ขึ้นมา หากคุณมีวาระการประชุมที่น่าสนใจและสำคัญ ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกท่าน
- ความตรงเวลา ทั้งในเรื่องของกำหนดการณ์ และระยะเวลาการประชุมจะต้องเกิดขึ้นตรงตามที่ได้กำหนดไว้ เพื่อไม่เป็นการรบกวนเวลาส่วนตัวของผู้อื่น
- ความสุภาพและความเป็นมืออาชีพ นอกจากสารที่ต้องการจะสื่อแล้ว ผู้ที่สื่อสารจะต้องมีความเป็นมืออาชีพ มีความสุภาพ และวาทศิลป์ในการนำเสนอหรือการพูดคุยอีกด้วย
สรุป
การประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นมีปัจจัยที่หลากหลายตั้งแต่การจัดที่นั่งในการประชุมให้มีระเบียบเรียบร้อย ควรจัดให้มีการทำหลักการ 5ส ในห้องประชุมเพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยง่ายต่อการหยิบจับอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการประชุม และ ไม่เป็นขัดจังหวะในการประชุมที่สำคัญๆ